Information

STANDARD OPERATING PROCEDURE

DIREKTORAT LOGISTIK, KEAMANAN, KETERTIBAN, DAN LINGKUNGAN

SOP PENGADAAN BARANG MODAL DAN HABIS PAKAI 

A. Tahap Persiapan

  1. Rektor menugaskan kepada Direktur Logistik, Keamanan, Ketertiban dan Lingkungan (LKKL) menjadi Pejabat Pembuat Komitmen untuk pengadaan barang modal dan habis pakai melalui SK Rektor tentang Pejabat Pembuat Komitmen Pengadaan Barang/Jasa. (Waktu 2 minggu)
  2. Direktur LKKL mengajukan usulan nama Tim Pokja dan Tim Teknis melalui Unit Pusat Layanan Pengadaan (PLP). (Waktu 2 minggu)

B. Tahap Pelaksanaan

  1. Direktur LKKL menerima surat dari Unit Kerja terkait kebutuhan barang modal dan habis pakai selama setahun. (Waktu 1 minggu)
  2. Direktur LKKL menugaskan kepada Koordinator Pokja untuk merekap barang modal dan habis pakai. (waktu 1 minggu)
  3. Koordinator Pokja dan PIC belanja modal dan habis pakai berkoordinasi dengan beberapa rekanan untuk memilih harga dan kualitas yang baik. (Waktu 3 hari)
  4. Proses pengadaaan dengan nilai dibawah Rp 50.000.000 dilakukan melalui mekanisme pengadaan langsung.
  5. Proses pengadaan dengan nilai Rp 50.000.000-Rp 250.000.000, Tim Pokja mengundang beberapa Rekanan untuk melakukan penawaran. Rekanan dengan nilai terendah ditunjuk untuk memproses pengadaan tersebut.
  6. Proses pengadaaan dengan nilai diatas Rp 250.000.000 di proses oleh Pusat Layanan Pengadaan (PLP).
  7. Rekanan yang terpilih memenuhi permintaan dari Tim Pokja. Apabila kebutuhan unit kerja lebih dari Rp 50.000.000,00 maka tagihan Rekanan oleh Tim Pokja dimasukkan dalam aplikasi APIS hingga terbit Surat Perintah Kerja (SPK). SPK di kirim oleh Tim Pokja ke Rekanan untuk penyempurnaan tanda tangan dan berkas yang dibutuhkan. (Membutuhkan waktu 1 hari)
  8. Rekanan menyempurnakan/ melengkapi berkas yang diemail. (Waktu 5 hari)
  9. Rekanan yang terpilih membawa lembar Pemeriksaan oleh Tim Teknis beserta barang yang dipilih oleh Tim Pokja untuk di cek dengan spek yang dibutuhkan Unit Kerja. (Waktu 1 hari)

Lampiran berkas yang dibutuhkan untuk tagihan dibawah Rp 50.000.000,00 :

  • Kuitansi dan lampiran kuitansi (nota pembelian setelah harga nego)
  • BAST, BA Pembayaran Angsuran, Lampiran, Resume Kontrak, Laporan Pemeriksaan Tim Teknis
  • Surat penawaran ke Direktur LKKL
  • Fc NPWP, Fc rekening bank
  • Foto Dokumentasi

Lampiran berkas yang dibutuhkan untuk tagihan Rp 50.000.000,00–Rp 250.000.000,00 :

  • Kuitansi dan lampiran kuitansi (nota pembelian setelah harga nego)
  • Surat penawaran ke Direktur LKKL
  • Fc SIUP, Fc TDP, Fc NPWP, Fc rekening bank
  • Foto Dokumentasi
  1. Berkas yang telah di email ke Rekanan diserahkan kepada Tim Pokja lengkap beserta lampiran untuk ditandatangankan ke Tim Pokja dan PPK. (Waktu 5 hari)
  2. Berkas SPJ diberikan ke Rekanan untuk dijilid. (Waktu 1 hari)
  3. Berkas yang telah dijilid diserahkan ke Tim Pokja untuk di verifikasi melalui aplikasi APIS.
  4. Berkas yang telah diverifikasi oleh Tim pokja diserahkan ke PUMK Direktorat LKKL untuk diproses pembayaran (Waktu 1 hari)
  5. Berkas dari PUMK Direktorat LKKL diserahkan kepada Direktorat Keuangan untuk pembayaran tagihan membutuhkan. (Waktu 5 hari)

Klik disini

 

SOP LAYANAN PEMINJAMAN KENDARAAN DINAS

A. Tahap Persiapan

  1. Sivitas akademika Universitas Airlangga yang membutuhkan kendaraan untuk perjalanan dinas mengajukan surat permohonan peminjamaan kendaraan kepada Direktur Logistik, Keamanan, Ketertiban dan Lingkungan Universitas Airlangga. Permohonan peminjaman kendaraan setidaknya disampaikan tujuh hari sebelum pemakaian. Surat permohonan dikirim melalui e-office Universitas Airlangga. Dalam permohonan peminjaman kendaraan mencantumkan: 1) kegiatan; 2) hari, tanggal dan jam kegiatan; 3) daerah/ tempat tujuan; 4) jumlah peserta; 5)jenis kendaraan yang dipinjam; 6) kontak pemohon/ peminjam kendaraan.
  1. Direktur LKKL memverifikasi surat permohonan apabila unit kerja meminjam Toyota Alphard, Toyota Reborn dan Bus VIP. (waktu 1 hari)
  2. Direktur LKKL meneruskan surat permohonan kepada Kasubdit Logistik maksimal 1 hari bila peminjaman selain kendaraan Alphard, Toyota Reborn dan Bus VIP.

B. Tahap Pelaksanaan

  1. Kasubdit Logistik memverifikasi, mempelajari surat permohonan dan memberikan disposisi surat kepada Kasie Rumah Tangga. (Waktu 1 hari)
  2. Kasie Rumah Tangga berkoordinasi dengan unit kerja terkait dengan biaya yang dibebankan untuk honor pengemudi, biaya toll dan BBM kendaraan. (Waktu selama 30 menit)
  3. Kasie Rumah Tangga berkoordinasi dengan koordinator kendaraan untuk memeriksa jadwal penggunaan kendaraan, kondisi/ kelayakan kendaraan dan ketersediaan sopir/ pengemudi. (Waktu 30 menit)
  4. Kasie Rumah Tangga meneruskan informasi kepada Kasubdit Logistik. (Waktu 20 menit)
  5. Kasubdit Logistik menginformasikan kepada Direktur Logistik, Keamanan, Ketertiban dan Lingkungan (Waktu 20 menit)
  6. Direktur Logistik, Keamanan, Ketertiban dan Lingkungan mempertimbangkan untuk menyetujui atau menolak rencana peminjaman kendaraan, hasilnya disampaikan kepada Kasubdit Logistik. Jika hari H yang diajukan bertepatan dengan jadwal penggunaan sebelumnya atau bertepatan dengan kegiatan universitas yang lebih urgent maka permohonan ditolak/ dikembalikan. (Waktu 1 hari)
  7. Kasubdit Logistik meneruskan kepada Kasie Rumah Tangga untuk ditindaklanjuti, bila urusan dinas diminta membuatkan SPPD atau surat tugas yang telah disahkan dan memberikan arahan selama perjalanan dinas. Kepada Pengguna Kendaraan disampaikan tata tertib. (Waktu 1 hari)
  8. Pengemudi yang tercantum dalam surat tugas mengantar ke tempat tujuan membutuhkan waktu sesuai dengan jarak yang di tempuh.
  9. Setelah penggunaan kendaraan dan acara selesai, pengemudi melaporkan ke koordinator kendaraan lalu diteruskan ke Kasie Rumah Tangga. (Waktu 30 menit)

Klik disini

 

SOP LAYANAN PEMINJAMAN RUANG DAN FASILITAS OUTDOOR

A. Tahap Persiapan

  1. Sivitas akademika Universitas Airlangga yang membutuhkan ruang atau fasilitas outdoor mengajukan surat permohonan peminjamaan ruang kepada Direktur Logistik, Keamanan, Ketertiban dan Lingkungan Universitas Airlangga. Permohonan peminjaman ruang setidaknya disampaikan tujuh hari sebelum pemakaian. Surat permohonan dikirim melalui e-office Universitas Airlangga. (waktu 1 hari)
  2. Dalam permohonan peminjaman ruang mencantumkan : 1) kegiatan; 2) hari, tanggal, jam kegiatan; 3) jumlah peserta; 4)jenis/nama ruangan yang dipinjam; 5)kontak pemohon/ peminjam ruang
  3. Direktur LKKL memverifikasi surat permohonan apabila unit kerja meminjam ruang di Amerta dan Garuda Mukti membutuhkan waktu 1 hari. Bila peminjaman ruang Kahuripan 300, 301 dan 302 maka surat permohonan di verifikasi oleh Kasubdit Logistik. (waktu 1 hari)

B. Tahap Pelaksanaan

  1. Kasubdit Logistik memverifikasi, mempelajari surat permohonan dan memberikan disposisi surat kepada Kasie Rumah Tangga. (Waktu 1 hari)
  2. Kasie Rumah Tangga berkoordinasi dengan unit kerja terkait dengan konsumsi dan biaya yang dibebankan untuk honor operator ruang dan cleaning service bila kegiatan dilaksanakan pada hari libur (Waktu 30 menit)
  3. Kasie Rumah Tangga berkoordinasi dengan koordinator ruang untuk memeriksa jadwal penggunaan ruang, kondisi/ kelayakan ruang. (Waktu 30 menit)
  4. Kasie Rumah Tangga meneruskan informasi kepada Kasubdit Logistik. (Waktu 20 menit)
  5. Kasubdit Logistik menginformasikan kepada Direktur Logistik, Keamanan, Ketertiban dan Lingkungan. (Waktu 20 menit)
  6. Direktur Logistik, Keamanan, Ketertiban dan Lingkungan mempertimbangkan untuk menyetujui atau menolak rencana peminjaman ruang, hasilnya disampaikan kepada Kasubdit Logistik. Jika hari H yang diajukan bertepatan dengan jadwal penggunaan sebelumnya atau bertepatan dengan kegiatan universitas yang lebih urgent maka permohonan ditolak/ dikembalikan. (Waktu 1 hari). Di Hari H, operator ruang melakukan pengecekan ruang dan fasilitas pendukung yang dibutuhkan.
  1. Kasubdit Logistik meneruskan kepada Kasie Rumah Tangga untuk ditindaklanjuti,. Kepada Pengguna Ruang disampaikan tata tertib. (Waktu 1 hari)
  2. Setelah penggunaan ruang dan acara selesai, operator ruang berkoordinasi dengan cleaning service ruang untuk membersihkan konsumsi yang ada di dalam ruang kemudian melaporkan ke Kasie Rumah Tangga. (Waktu 2 jam)

Klik disini

 

SOP LAYANAN PEMBERIAN IZIN PEMASANGAN SPANDUK

A. Tahap Persiapan

  1. Pemohon yang membutuhkan tempat untuk pemasangan spanduk mengajukan surat permohonan pemasangan spanduk kepada Direktur LKKL. Permohonan pemasangan spanduk setidaknya disampaikan tujuh hari sebelum pemasangan. Direktur LKKL memberikan arahan dan disposisi kepada Kasubdit KKL dan Cetak. Dalam permohonan pemasangan spanduk/banner/baliho mencantumkan : 1) lama kegiatan; 2) batas waktu pemasangan spanduk/banner/baliho; 3) kontak pemohon; 4) draft/contoh spanduk/banner/baliho yang akan dipasang

B. Tahap Pelaksanaan

  1. Kasubdit KKL dan Cetak memverifikasi, mempelajari surat permohonan dan memberikan disposisi kepada Kasie Lingkungan. (Waktu 1 hari)
  2. Kasie Lingkungan berkoordinasi dengan pemohon untuk melakukan pengecekan syarat dan kelayakan spanduk/banner/baliho, seperti ukuran, jumlah yang akan dipasang, isi berita/ tulisan dalam spanduk sesuai aturan di Universitas Airlangga. (Waktu 1 hari).
  3. Kasie Lingkungan meneruskan informasi berkaitan dengan kelayakan spanduk/banner/baliho kepada Kasubdit KKL dan Cetak. (Waktu 20 menit)
  4. Kasubdit KKL dan Cetak menginformasikan kepada Direktur LKKL bahwa spanduk/banner/baliho memenuhi persyaratan untuk dipasang. (Waktu 20 menit)
  5. Kasubdit KKL dan Cetak meneruskan kepada Kasie Lingkungan untuk ditindaklanjuti, Kepada Pemohon disampaikan tata tertib. (Waktu 1 hari)
  6. Pemohon dapat memasang spanduk/banner/baliho sesuai dengan lokasi yang ditentukan.
  7. Setelah kegiatan selesai, Pemohon menurunkan spanduk/banner/baliho sesuai batas waktu yang telah ditentukan.

Klik disini

 

SOP LAYANAN PERCETAKAN

A. Tahap Administratif

  1. User yang membutuhkan buku/bahan cetak untuk dicetak mengajukan surat permohonan cetak kepada Direktur Logistik, Keamanan, Ketertiban dan Lingkungan Universitas Airlangga. Dalam permohonan percetakan mencantumkan: 1) Identitas penulis atau pemesan; 2) Kontak pemohon atau pemesan; 3) Jenis buku/ dokumen yang akan dicetak beserta ukuran jadinya; 4) Desain halaman sampul/cover untuk buku dan desain final untuk dokumen non buku; 5)Jenis kertas yang dibutuhkan; 6) Sumber pembiayaan pesanan (biaya mandiri atau pemindah bukuan anggaran/LS NIHIL/RKAT.
  2. Direktur LKKL memberikan arahan dan mendisposisikan ke Kasubdit K2LP.
  3. Kasubdit KKL dan Cetak memverifikasi dan mengkaji kelayakan buku/bahan cetak yang akan dicetak, apabila buku/ bahan cetak yang akan dicetak tidak sesuai ketentuan maka Kasubdit K2LP menginformasikan kepada Direktur LKKL.
  4. Direktur LKKL mempertimbangkan untuk menyetujui atau menolak permohonan pencetakan. (Waktu 1 hari)

B. Tahap Percetakan

  1. Buku/ bahan cetak yang telah mendapatkan persetujuan cetak, oleh Direktur LKLL didisposisikan kepada Kasubdit K2LP untuk proses percetakan.
  2. Kasubdit K2LP menerima disposisi beserta buku/ bahan cetak yang akan dicetak lalu mendisposisikan kepada Kasie Percetakan . (Waktu 1 jam)
  3. Kasie Percetakan menerima disposisi beserta buku/ bahan cetak yang akan dicetak lalu memverifikasi, mempelajari surat permohonan dan mendisposisikan kepada Tim Teknis.
  4. Tim Teknis menerima surat permohonan percetakan beserta buku/bahan cetak yang akan dicetak.
  5. Tim Teknis mencatat hal ihwal pesanan dalam sebuah formulir data pesanan.
  6. Tim Teknis mempersiapkan semua alat dan bahan yang dibutuhkan, memastikan ketersediaan bahan.
  7. Tim Teknis menyiapkan perkiraan biaya cetak berdasarkan data dalam formulir data pesanan.
  8. Tim Teknis mencetak buku/bahan cetak sebanyak satu ekslempar dengan mesin digital printing yang digunakan sebagai draft/ contoh hasil cetakan lalu diajukan kepada Pemohon/Tim Penulis untuk disetujui. (Waktu 1 hari)
  9. Apabila draft buku/bahan cetak yang dicetak sudah disetujui, selanjutnya Pemohon/ Tim Penulis menandatangani surat persetujuan/ MoU dengan percetakan yang diwakili oleh Kasie Percetakan.
  10. Tim Teknis menggandakan hasil cetak sesuai standar kualitas dan jumlah pesanan. (Waktu tentatif)
  11. Tim Teknis melakukan kegiatan akhir/ finishing dan pengemasan.
  12. Tim Teknis membuat tanda terima pesanan rangkap 3 (1 lembar untuk percetakan, 1 lembar untuk arsip, 1 lembar untuk pemesan).
  13. Tim Teknis mengirim hasil cetakan kepada pemesan secara langsung ataupun via jasa ekspedisi.
  14. Kasie Percetakan membuat memo ke Direktorat Keuangan untuk pembuatan invoice penagihan rangkap 2 (1 lembar untuk percetakan dan 1 lembar untuk Direktorat Keuangan. (Waktu tentatif)
  15. Direktorat Keuangan menerbitkan invoice.
  16. Direktorat Keuangan menerbitkan kuitansi pembayaran jika pemesan sudah mentransfer pembayaran ke rekening Unair untuk diserahkan kepada pemesan (jika sumber pembiayaan mandiri) atau mengurus pemindah bukuan anggaran (jika sumber pembiayaannya RKAT/pemindahbukuan anggaran).

Klik disini